Postes de travail utilisateur

Introduction

L'équipement en postes de travail pour les agents du laboratoire et en matériel informatique pour les expériences est organisé par le service informatique qui gère le parc de machines.

L'achat de nouvelles machines, que ce soit pour cause de vétusté d'une machine existante ou pour un besoin ne pouvant être satisfait par le parc de machines disponibles, s’effectue au cours de campagnes d'achat semestrielles, quelle que soit l'origine du financement. Si un besoin peut être satisfait avec le matériel existant, aucun achat ne sera effectué.

La campagne d'achat principale a lieu en mars-avril. La seconde en septembre-octobre est dédiée aux achats hors renouvellement.

Différentes configurations de portables (Linux, Windows ou Mac) sont proposées à partir de celles disponibles sur les marchés. La configuration est à choisir parmi celles proposées.

Les demandes d’achats sont effectuées par les responsables d'équipe ou de service sur un site web dédié (accessible en interne ou par VPN uniquement). Elles sont ensuite soumises à l’arbitrage de la direction du laboratoire.

En cas de besoin spécifique en dehors de ces campagnes d'achat une commande peut être passée hors campagne après accord de la direction.

Règles

Les règles d'attribution de poste de travail sont inspirées par une démarche écoresponsable affirmée.

Le laboratoire n'autorise qu'une machine par personne, sauf lorsque cela se justifie du fait de contraintes techniques établies (par exemple : CAO, licences de logiciels spécifiques, configurations atypiques nécessaires à la poursuite de certains travaux …).

Depuis 2023 les ordinateurs achetés sont couverts par une garantie de 7 ans. Depuis 2024 un poste est considéré comme vétuste à partir de 6 ans, cet âge sera progressivement augmenté pour se caler en 2029 sur la durée de garantie de 7 ans. Les utilisateurs sont incités à conserver leur matériel tant que celui-ci satisfait à leur besoin.

Conditions de renouvellement :

• Si l’utilisateur dispose d’un seul poste considéré comme vétuste, celui-ci est éligible à un remplacement. Il doit donc faire l'objet d'une demande dans le cadre de la campagne d'achat et sera soumis à l'arbitrage de la direction.
• Si l’utilisateur dispose de deux postes (fixe et portable) :
  • l'ordinateur fixe en fin de garantie ne sera pas remplacé ;
  • l'ordinateur portable en fin de garantie sera remplacé sous condition d’engagement à restituer l’ordinateur fixe au service informatique.

Les machines remplacées doivent être obligatoirement restituées, ce qui permet d'alimenter le parc de machines disponibles. Cette règle s'applique dans tous les cas, même si l'ordinateur avait été financé par l'équipe ou le service.

L'ancien matériel est à rendre au service informatique au plus vite, sous 1 mois maximum après réception du nouveau matériel.

IMPORTANT :

• Tout départ d'un utilisateur implique la restitution du matériel au service informatique, au plus tard le jour du départ.
• Lors d'un retour de matériel TOUS les accessoires doivent être rendus (chargeur, adaptateurs ...) et le matériel doit avoir été au préalable nettoyé.

Les utilisateurs sont incités à garder leur équipement le plus longtemps possible et à limiter le renouvellement des périphériques (écrans, clé USB, adaptateur ...).

Financement

Dans la cadre des campagnes d'achats, le laboratoire finance le poste, à hauteur du prix du portable de base de la campagne d'achat. Si l'utilisateur souhaite un poste plus cher, la différence de coût entre le système demandé et le modèle de base sera prise en charge par l'équipe ou le service.

Les logiciels Office, Adobe Acrobat Writer, MS Project (non disponible pour Apple), ... et les accessoires (station d'accueil, options ...) sont toujours à la charge de l'équipe ou du service.

Démarche écoresponsable

A chaque commande d’un nouvel équipement, les utilisateurs sont informés des émissions de GES liées à la fabrication de cet équipement (lorsque cette donnée est disponible).

En 2024, le total des émissions CO2 pour la fabrication :

• d’un portable était de 200 à 350 kg,
• d’un écran 27 pouces était de 350 à 700 kg en fonction de sa résolution.

Les utilisateurs sont incités à prendre en compte ce critère dans le choix de leur matériel. L'usage d'un deuxième écran doit tout particulièrement être questionné par l'utilisateur, compte tenu de son fort impact carbone.

Informations pratiques

Afin de connaître en temps réel la liste du matériel informatique qui vous est personnellement attribué : ​Lien en interne seulement

Une maintenance sur site est incluse dans la garantie pour tous les portables, de 7 ans depuis 2023 et de 5 ans auparavant. Pour le matériel DELL ou HP, vous pouvez connaitre la date de fin de garantie en saisissant le numéro de série de votre matériel sur le site ​https://www.dell.com/support/home/fr-fr ou ​https://support.hp.com/fr-fr. Lorsqu’une intervention sur site est nécessaire pour réparer du matériel c’est à l’agent de contacter le fournisseur (coordonnées fournies par le service informatique).

Installation d'un nouveau poste / Récupération depuis l'ancien

ATTENTION : Toutes vos données cruciales devraient déjà être sur un espace sauvegardé. Si ce n'est pas le cas, veuillez consulter la faq "Stockage" et sauvegarder rapidement vos données de façon à respecter le délai d'un mois pour rendre l'ancien poste.

Ce qu'il ne faut pas oublier de sauvegarder :

• vos certificats => allez dans les préférences ou options votre navigateur puis section avancée / onglet Certificats / Afficher les certificats / Vos certificats / Sauvegarder
• vos mots de passe enregistrés dans votre navigateur => allez dans les préférences ou options votre navigateur puis section Sécurité / Identifiants enregistrés. Un module firefox existe pour effectuer une sauvegarde puis un import : "Password Exporter"
• vos marque-pages (bookmarks) => voir la procédure : ​https://support.mozilla.org/fr/kb/exporter-marque-pages-firefox-fichier-html
• vos filtres locaux de messagerie et votre éventuelle signature de mail
• la liste de vos agendas
• la liste de vos logiciels installés (ainsi que les licences associées si nécessaire)

Sur votre nouveau poste :

• installer votre certificat dans votre système d'exploitation, dans votre navigateur et dans votre mailer
• paramétrer vos comptes de messagerie (paramètres serveur entrant et sortant, signatures, gestion des étiquettes, contacts, utilisation de l'annuaire LDAP : https://lpsc.in2p3.fr/trac/faq/wiki/AnnuaireLdapMail)
• configurer votre navigateur : récupération des bookmarks et des mots de passe sauvegardés

Sur un Mac :

• N'oubliez de sauvegarder votre fichier .zshrc, .bashrc ou .tcshrc en fonction de votre shell par défaut
• Nous vous déconseillons d'utiliser Time Machine pour récupérer les données et les transférer sur le nouveau Mac car on risque de ramener les Applications de l'ancien vers le nouveau Mac et dans ce cas les applications ne fonctionneront plus ou mal. Lorsque cela est arrivé, nous avons dû formater l'ordinateur et le réinstaller.
• Nous vous conseillons d'utiliser Assistant Migration qui permet de récupérer les données.