Campagnes d'achat de postes de travail utilisateur et matériel informatique

Introduction

Afin de connaître en temps réel la liste du matériel informatique qui vous est personnellement attribué : ​Lien en interne seulement

Les postes de travail et les ordinateurs pour les expériences sont achetés au cours de campagnes d'achat semestrielles, quelque soit l'origine du financement (laboratoire, équipe ou service) ou du type d'achat (pour un nouvel arrivant ou pour un renouvellement de matériel).

La première campagne d'achat a lieue en mars-avril et concerne tout type d'achat et la seconde en septembre-octobre pour les nouveaux arrivants uniquement.

Les demandes d’achats sont effectuées par les responsables d'équipe ou de service sur un site web dédié à la campagne d'achat (accessible en interne ou par VPN uniquement). Elles sont ensuite soumises à l’arbitrage de la Direction du laboratoire. La décision d’affectation sera basée sur le nombre et la vétusté des machines à remplacer.

Lors des campagnes d'achats, différentes configurations sont proposées à partir de celles disponibles sur les marchés. Elles comprennent différentes configurations de PC portables (Linux ou Windows) et différentes configurations de Macintosh portables. Le clavier peut être au choix azerty (par défaut) ou qwerty US (en option). Les configurations sont à choisir parmi celles proposées.

En cas de panne sur un matériel, de vol de matériel ou de besoin spécifique en dehors de ces campagnes d'achat, une commande pourra être passée hors campagne d'achat, après accord de la direction.

Les machines remplacées doivent être obligatoirement restituées, ce qui permet de créer un parc de machines de prêt. Cette règle s'applique dans tous les cas, même si l'ordinateur avait été financé par l'équipe ou le service.

Charte écoresponsable

• Pour information, en 2024, le total des émissions CO2 pour la fabrication d'un portable était de 200 à 350 kg et pour un écran 27 pouces de 350 à 700 kg en fonction de sa résolution.

• A chaque commande d’un nouvel équipement, les utilisateurs sont informés des émissions de GES liées à la fabrication de cet équipement (lorsque cette donnée est disponible).

• Depuis 2023, une maintenance de 7 ans sur site est incluse pour tous les portables.

• Le laboratoire n'autorise qu'une machine par personne, sauf lorsque cela se justifie du fait de contraintes techniques établies (par exemple : CAO, licences de logiciels spécifiques, configurations atypiques nécessaires à la poursuite de certains travaux …).

• Les utilisateurs sont incités à garder leur équipement le plus longtemps possible et à limiter le renouvellement des périphériques (écrans, clé USB, adaptateur ...)

Financement

• Dans la cadre des campagnes d'achats, le laboratoire finance un seul poste, à hauteur du portable de base de la campagne d'achat. Si l'utilisateur souhaite un poste plus cher, la différence de coût entre le système demandé et le modèle de base devra être pris en charge par l'équipe ou le service.

Exemple concret : Vous demandez un portable 15" et cet achat est financé par le laboratoire. 2 cas se présentent :

S'il s'agit du modèle de base, le LPSC prend en charge la totalité du coût (hors options à la charge de l'équipe/service).

S'il s'agit d'un autre modèle, le LPSC prend en charge le financement correspondant au modèle de base. La différence de coût entre les 2 systèmes est à la charge de l'équipe ou du service.

• Les logiciels Office, Adobe Acrobat Writer, MS Project (non disponible pour Apple), etc... et les accessoires (station d'accueil, écran supplémentaire, options...) sont toujours à la charge de l'équipe ou du service.

Nouvel arrivant

Conditions de financement par le laboratoire : Le financement d’un poste de travail pour un nouvel arrivant est pris en charge par le laboratoire, sauf s’il est déjà prévu dans la dotation de l’arrivant.

Renouvellement

Conditions de renouvellement pour un financement par le laboratoire

• Si l’utilisateur dispose d’un seul poste de plus de 5 ans, celui-ci est éligible à un remplacement, qui n'est pas automatique, et doit donc faire l'objet d'une demande dans le cadre de la campagne d'achat et sera soumis à l'arbitrage de la direction. L’ancien poste de travail revient dans le pool de machine de prêt.
• Si l’utilisateur dispose de deux postes (fixe et portable), le remplacement du poste de plus de 5 ans n’est pas automatique. En particulier pour les PC fixes, le laboratoire pourra fournir un PC de prêt sous réserve de disponibilité. Dans tous les cas, l’ancien poste de travail revient dans le pool de machine de prêt.

Dans tous les cas, pour les agents possédant un poste fixe :

• l'ordinateur fixe en fin de garantie d'un agent possédant également un ordinateur portable sous garantie ne sera pas remplacé ;

• l'ordinateur portable en fin de garantie d'un agent possédant également un ordinateur fixe encore sous garantie, sera remplacé sous condition d’engagement à restituer son ordinateur fixe au service informatique.
  

Récupération du matériel dans le cas d'un renouvellement

ATTENTION : tout renouvellement de matériel va nécessiter de prévoir une sauvegarde de vos données (voir paragraphe suivant pour vous y aider). Le temps du transfert entre l'ancien et le nouvel ordinateur devra être au maximum d'un mois. L'ancien matériel est donc à rendre au service informatique sous 1 mois après réception du nouveau matériel.

IMPORTANT : Lors d'un retour de matériel TOUS les accessoires doivent être rendus (chargeur, adaptateurs ...) et le matériel doit avoir été au préalable nettoyé.

Installation d'un nouveau poste / Récupération depuis l'ancien

Toutes vos données cruciales devraient déjà être sur un espace sauvegardé. Si ce n'est pas le cas, veuillez consulter la faq "Stockage".

Sur votre ancien PC, n'oubliez pas de sauvegarder :

• vos certificats => allez dans les préférences ou options votre navigateur puis section avancée / onglet Certificats / Afficher les certificats / Vos certificats / Sauvegarder
• vos mots de passe enregistrés dans votre navigateur => allez dans les préférences ou options votre navigateur puis section Sécurité / Identifiants enregistrés. Un module firefox existe pour effectuer une sauvegarde puis un import : "Password Exporter"
• vos marque-pages (bookmarks) => voir la procédure : ​https://support.mozilla.org/fr/kb/exporter-marque-pages-firefox-fichier-html
• vos filtres locaux de messagerie et votre éventuelle signature de mail
• la liste de vos agendas
• la liste de vos logiciels installés (ainsi que les licences associées si nécessaire)

Sur votre nouveau poste :

• installer votre certificat dans votre système d'exploitation, dans votre navigateur et dans votre mailer
• paramétrer vos comptes de messagerie (paramètres serveur entrant et sortant, signatures, gestion des étiquettes, contacts, utilisation de l'annuaire LDAP : https://lpsc.in2p3.fr/trac/faq/wiki/AnnuaireLdapMail)
• configurer votre navigateur : récupération des bookmarks et des mots de passe sauvegardés

Sur un Mac :

• N'oubliez de sauvegarder votre fichier .zshrc, .bashrc ou .tcshrc en fonction de votre shell par défaut
• Nous vous déconseillons d'utiliser Time Machine pour récupérer les données et les transférer sur le nouveau Mac car on risque de ramener les Applications de l'ancien vers le nouveau Mac et dans ce cas les applications ne fonctionneront plus ou mal. Lorsque cela est arrivé, nous avons dû formater l'ordinateur et le réinstaller.
• Nous vous conseillons d'utiliser Assistant Migration qui permet de récupérer les données.